面接辞退電話とは、面接を受けた応募者に、採用されなかった旨を電話でお伝えすることです。なかなか採用されないと、面接辞退電話をもらうことは悔しいものですが、面接官から直接理由を聞けるので、次につなげるための改善点を見つけることができる、とポジティブにとらえることもできます。
面接辞退電話とは何か？
面接辞退電話は、企業側が求職者に対して、面接を辞退する旨を電話で伝えることを指します。面接辞退電話を受けることは、求職者にとって思いがけない出来事であり、非常にショックを受けることがあります。
面接辞退電話には、採用が決定すると同様に、企業が求職者に対するマナーとして重要な役割を果たします。電話で丁寧に、明確に、そして適切な理由を伝えることが求められます。
面接辞退電話での対応は、企業によって異なりますが、次のようなアプローチが一般的です：
- 事前に日程を調整し、時間を決める
- 控えめに、しかしどころかはっきりと理由を伝える
- 万が一、次回に期待するという意思表示を示す
- 最後に、対応に感謝の意を表明する
このように、面接辞退電話をするときは丁寧な態度で、求職者に対して失礼のないよう心がけます。
また、面接辞退電話を受ける場合、対処方法がいくつかあります。以下に主な方法を挙げてみましょう：
- 会社の代表者を直接尋ねる
- 応募書類の改善や面接対策の見直しを行う
- 他の求人情報を探す
求職者は、面接辞退電話を受けたとしても落ち込まず、それをきっかけにしてさまざまな成長をすることができます。採用前後の出来事は、ちょうど積み重ねたレンガのように、一つずつ重ねることで、信頼やキャリアを構築することが出来ます。
面接辞退電話をするタイミングは？
面接辞退電話をするタイミングは、できるだけ早めに行うことが望ましいです。なぜなら、求職者自身も他の求職活動を進めたいと考えることがあるからです。さらに、企業側も他の求職者との面接を行う計画を合わせているため、早急に結果を伝えることが大切です。しかし、直前まで慎重に考えたい場合もあるため、スケジュール調整が必要になります。
最低限のマナーとしては、面接を受けた求職者全員に結果を報告することが必要です。そのため、電話やメール、手紙などを活用することがありますが、特に電話での辞退連絡は迅速かつ丁寧な対応が求められます。そのためにも、面接後すぐにはなるべく返答できるようにスケジュールを組むことが必要です。
面接辞退電話は、採用担当者が行う場合もあります。その場合、求職者が応募した部署や役割、業務内容によって、引き継ぎ先を含めた適切な報告先を選択する必要があります。また、面接時に確認しておくことが望ましいポイントとしては、電話で辞退連絡を行うと伝えておくことや、報告の方法がメールや書簡などの場合には、受け取るメールアドレスや宛名を事前に伝えておくことが挙げられます。
企業側から願書提出後、面接日時の提案がある場合には、リクルーターからメールや電話で調整ができる時間を確認します。その日程で面接日程が決まるわけですが、多くの場合、面接を行った企業側からの連絡はすぐには来ません。このようなときには、リクルーターや面接担当者に問い合わせることで、今後の展開に関する情報を確認することができます。企業側から返信が来た場合には、面接辞退電話をするタイミングが重要です。
たとえば、応募者本人が別の企業に指定された日付に面接手続きや入金等を予定している場合などは、企業側からは面接招待日時が提示された直後に辞退することができます。そのような場合には面接拒否のインパクトが少なくすむことが多いです。一方で、面接日程から決勝選考までの期間が短い場合には、企業側からの報告も迅速な対応が期待されます。
求職者にとっても企業側にとっても、スムーズな意思疎通が求められる求人選考。対応には常に注意を払う必要がありますが、面接拒否に対しては特に迅速な連絡が必要です。面接官が言葉につまっているようであれば、企業側からの連絡が取りたくても聞き返しをするような結果になってしまいます。言葉数を簡潔にし、落ち着いて相手に対応する姿勢が大切です。契約を頂戴する立場であろうが、働いてほしいと頼みたい面接であろうが、意思表示を間違えることなくスムーズに対応することが求められます。
面接辞退電話の内容と方法について
面接に招待されても、辞退をすることがある。しかし、面接辞退は失礼がないように正確かつ丁寧なやり方で行うべきである。そのためには、面接辞退電話によって報告することが重要である。本稿では、面接辞退電話の内容と方法について説明する。
1. 面接辞退電話の内容とは何か
面接辞退電話は、自分が面接に参加しないことを伝えるために電話をすることである。そのため、電話で伝えられる内容は次のようなものである。
- 謝罪
- 辞退の理由
- 感謝の言葉
形式的な電話例を以下に示す。
はい、○○（会社名）の△△と申します。今回は面接の件でご連絡差し上げました。お忙しい中、お時間を割いていただきましてありがとうございました。誠に心苦しいのですが、今回は参加することができません。申し訳ございません。理由は〇〇（理由）で、改めましてご連絡差し上げることができず誠に申し訳ございませんでした。
2. 面接辞退電話の時期とタイミングはどのように決まるのか
面接辞退電話の時期とタイミングは、面接の日程や自分の都合によって決まる。また、面接辞退の方法によっても変わる。
まず、面接辞退を決めた場合、電話の時間を早い段階で通知することが必要である。一般的には面接日に行われるが、面接日が迫っている場合は、直ちに面接担当者に報告することも大切である。適切なタイミングで報告することが、相手方への配慮や誠意を示すことにつながる。
カレンダースタッフによって管理された会社の場合、予定を見ていない担当者が面接開始前に電話を切られることがある。また、電話での面接招待と同じく、早朝や夕方に電話をかけるのは避けるべきである。
3. よく知られた面接辞退電話の誤解
面接辞退に関する誤解があるため、注意が必要である。誤解される場合や誤解を避けるためには、よく知られた面接辞退の誤解について説明する。
誤解1: 辞退が自分にとって不利になる
辞退が自分に不利になるという考え方は間違いである。辞退を伝えることで、相手方に迅速な対応や未来の参考となるフィードバックを提供することができる。これは、今後の機会に大きな影響を与える可能性がある。
誤解2: 電話をかけると責められる
電話をかけることで責められることがあると考えることもあるが、これは避けられる。面接辞退を伝えることは、非常に重要であり、相手方は礼儀正しい対応をすることが期待される。担当者は、辞退の理由を尋ねることがあるが、それはフィードバックに役立つ可能性があるためであり、責めることはない。
誤解3: 電話で辞退を伝える必要がない
面接辞退を伝える必要がないと考えられることもある。しかし、面接辞退は礼儀正しいやり方で行うことが重要である。面接辞退には多くの利点があり、次回の面接の可能性が高まるため、面接辞退を伝えることが求められる。
以上のように、面接辞退電話には、適切な内容、時期、タイミングが求められる。また、面接辞退に関する誤解があるため、十分な理解が必要である。
面接辞退電話の前に準備すべきこと
面接辞退電話に応対する際には、事前の準備が欠かせません。ここでは、面接辞退電話に対する正しい対応に必要な準備について詳しく説明します。
1. 面接辞退の理由を明確にする
面接で辞退する場合は必ず理由を明確にする必要があります。例えば、他の企業と内定が決まっている場合、「他社との内定が確定した」と伝えるようにしましょう。また、過去に履歴書に嘘を書いてしまった場合、このタイミングで正直に伝えることが大切です。
2. 相手に敬意を払う態度を心がける
面接辞退の際には、相手に対して敬意を払う態度を心がけることが重要です。相手の立場を汲んで、丁寧な口調で対応しましょう。特に、面接官の時間を割いて面接を受けて頂いたことに対して感謝の気持ちを伝えることが大切です。
3. 相手の予定に合わせた時間帯を選ぶ
面接辞退の電話をする際には、相手の予定に合わせた時間帯を選ぶようにしましょう。休日や仕事の後に面接辞退の電話をかけると、相手のプライベートな時間を侵害してしまう可能性があるため、避けるようにしましょう。また、時間帯を選ぶことで、疲れた状態で電話を受け取らせないようにすることも大切です。
4. スクリプトを用意しておく
面接辞退の電話をする際には、事前にスクリプトを用意しておくことをおすすめします。スクリプトを用意することで、冷静かつ的確な対応ができます。また、スクリプトを用意することで、口調や言い回しに気を付けることができ、相手に十分な敬意を払った電話対応ができます。
まとめ
面接辞退の電話対応には、相手に敬意を払った対応が求められます。相手の立場を理解し、丁寧な口調で電話をかけるようにしましょう。また、理由を明確にし、時間帯に気を付けて電話をすることも大切です。スクリプトを用意することで、冷静かつ的確な電話対応ができます。
面接辞退電話後の対応と注意点
面接の辞退電話を受けた後は、自分自身の気持ちを落ち着かせ、冷静に対処する必要があります。ここでは、面接辞退電話後の対応と注意点について、詳しく説明します。
1. 文章にまとめる
面接辞退電話の内容を聞いて落ち着いたら、内容をまとめるようにしましょう。具体的には、聞き手の名前、自分が応募した職種、どのような理由で辞退されたのか、早急に対応が必要な場合はその旨伝える、といった内容をメモしましょう。これにより、後々必要になる情報を効率的にまとめることができます。
2. 手紙での返信
面接辞退電話にて、聞き手から手紙での返信を頼まれることがあります。この場合は、できる限り早急に、手紙にて返信しましょう。手紙の文頭には、相手の名前をきちんと書き、面接に対する謝罪の言葉を添えましょう。また、自分自身に対する自信を示す文言を加えることで、印象を与えることもできます。
3. 謝罪の言葉を伝える
面接を辞退された後は、聞き手に対して謝罪の言葉を伝えることが大切です。例えば、「面接の機会を与えてくださり、ありがとうございました。大変残念でしたが、引き続き頑張っていきます」というような言葉を伝えることで、聞き手に対する敬意を表現することができます。
4. 次に向けての意識をもつ
もし面接が辞退された場合でも、諦めることなく、自分自身を引き締め新たな目標に向かって業務に取り組むようにしましょう。他の企業に応募するか、スキルを磨くことで次の面接によい結果を出すことが期待できます。ここでは、励ましの言葉を自分自身にかけることが大切です。
5. 応募書類の再確認をする
面接辞退電話の後は、応募書類を再確認し、不備がなかったかどうかチェックするようにしましょう。面接の前に行われた書類選考の段階でも、書類に不備がある場合は辞退される可能性が高いと考えられます。自分自身が不備を見つけ、修正することで、次回の面接成功につながるでしょう。
以上が、面接辞退電話のマナーについての紹介でした。これから面接に挑戦する方は、ぜひ参考にしていただけると幸いです。そして、今回の記事を読んでいただき、ありがとうございました。またのご訪問をお待ちしております。